KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve ofis kayıtları

OceanLabs; platform hesap yönetimi, kimlik doğrulama, hizmet güvenliği ve destek iletişimi bakımından veri sorumlusudur. İletişim bilgileri aşağıdadır. Müvekkil ve ofis kayıtları bakımından işleme amaç ve vasıtalarını genellikle hukuk ofisi belirler; veri sorumlusu olarak kendi aydınlatmasını ve hukuka uygun talimatlarını sağlamalıdır. Hufis bu kayıtları ofis adına işler. Bu metin ofisin aydınlatma yükümlülüğünün yerini almaz.

2. Kişisel veri kategorileri

• Kimlik ve iletişim bilgileri: hesap adı, e-posta, telefon, ofis/çalışma alanı adı ve ofisin sağladığı müvekkil veya taraf bilgileri.
• Hesap ve işlem bilgileri: üyelik rolleri, davetler, tercihler, dava ve mahkeme referansları, görevler, süreler, notlar, soruşturma, icra ve sigorta işleri.
• Belgeler ve dosya üst verileri, içe/dışa aktarma bilgileri ve destek yazışmaları.
• Güvenlik ve teknik bilgiler: IP adresleri, oturum/kimlik doğrulama bilgileri, istek ve denetim kayıtları, uygulama/güncelleme bilgileri, cihaz platformu, bildirim tercihleri ve etkin bildirim teslimatında kullanılan anlık bildirim belirteçleri ile kurulum tanımlayıcıları.
• Ofis kayıtlarında hukuka uygun sağlandığı ölçüde sağlık veya ceza mahkûmiyeti bilgileri gibi özel nitelikli veriler. Ofis, ilgili işleme şartını ve uygun güvenceleri sağlamalıdır.

3. Toplama yöntemleri ve amaçlar

Bilgiler; kayıt, davet ve hesap işlemleri, ofis kullanıcılarının veri girişi ve yüklemeleri, içe aktarmalar, yetkili entegrasyonlar, destek iletişimi ve web sitesi, mobil uygulama ile hizmet altyapısının oluşturduğu teknik kayıtlar aracılığıyla elektronik ortamda elde edilir.

• Sözleşme kapsamındaki çalışma alanı ve kayıt yönetimi işlevlerini sunmak ve erişim izinlerini uygulamak.
• Kimlik doğrulamak, doğrulama/güvenlik mesajları göndermek, etkinleştirilen bildirimleri ve uyumlu mobil güncellemeleri iletmek.
• Talepleri yanıtlamak, hizmetin güvenliğini ve güvenilirliğini sağlamak, kötüye kullanımı incelemek ve gerekli denetim kayıtlarını tutmak.
• Geçerli yasal yükümlülükleri yerine getirmek; hakları tesis etmek, kullanmak veya korumak.

4. İşlemenin hukuki sebepleri

Faaliyete göre KVKK’nın 5. maddesindeki ilgili şartlara dayanılır: sözleşme için gereklilik, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması veya temel hak ve özgürlüklere zarar vermeyen meşru menfaatler. Gerektiğinde açık rıza ayrıca alınır; kullanım koşullarının kabulü veya bu metnin okunması açık rızanın yerine geçmez.

Özel nitelikli veriler için 6. maddenin izin verdiği bir şart ve öngörülen güvenceler gerekir. Ofisler ilettikleri kayıtların tabi olduğu şartı değerlendirmelidir; tüm kayıtlar için varsayılan rıza kabul edilmez. Ofis adına işlemede, ofisin hukuka uygun talimatları ve işleme şartları geçerlidir.

5. Alıcılar ve aktarımlar

Veriler, belirtilen amaçlar için gerekli olduğunda yetkili ofis kullanıcıları ve entegrasyonları; barındırma/depolama, e-posta/SMS, destek ve mobil güncelleme sağlayıcıları ile kanunen yetkili makamlara iletilebilir. SMTP2GO yapılandırılan hizmet e-postalarını, Expo mobil güncellemeleri iletebilir. Etkin bildirimler Google Firebase Cloud Messaging ve iOS’ta Apple Push Notification service dâhil platform teslimat hizmetlerini kullanır. Kullanıcının paylaştığı veya dışa aktardığı bilgiler seçtiği alıcılara gönderilir.

Sağlayıcılar verileri korumak ve yalnızca yetkili amaçlar için işlemekle yükümlüdür. Türkiye dışındaki sağlayıcılar yurt dışı aktarım gerektirebilir. Aktarımlar, 9. maddenin uygulanabilir şartlarını ve gerekli güvenceleri karşılamalıdır. Bu metin bir aktarım rızası talebi değildir ve her sağlayıcı için belirli bir kanuni aktarım mekanizmasının mevcut olduğunu ileri sürmez.

6. Saklama ve güvenlik

Kimlik doğrulama ve rol tabanlı erişim, çalışma alanı ayrımı, parola özetleme, üretim ortamında HTTPS, mobilde güvenli belirteç saklama ve güvenlik/denetim kayıtları gibi önlemler uygularız. Veriler, belirtilen amaç ve ilgili yasal yükümlülükler için gereken süre boyunca saklanır. Ofisler kayıtlarının hukuka uygun saklama koşullarını belirler. Saklama ayarları otomatik silme yerine manuel beklentileri kaydeder; arşivleme verileri silmez. Hesap ve kişisel veri silme talepleri talep sayfası üzerinden yürütülür; hukuken saklanması gereken kayıtlar ve sebepleri talep değerlendirilirken açıklanır.

7. 11. madde kapsamındaki haklarınız

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini ve 7. madde şartları kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme ve silme/yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize oluşan sonuca itiraz etme.
• Hukuka aykırı işleme sebebiyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru yapma

Talebinizi Hufis’te daha önce kayıtlı e-posta adresinizden aşağıdaki iletişim adresine gönderebilirsiniz. Hufis’i, hesabınızı/çalışma alanınızı, kullanmak istediğiniz hakkı ve talebinizin kapsamını belirtin. Kimliğinizi doğrulamak veya geçerli başvuru kurallarına göre ek bilgi gerektiren başvuruyu tamamlamak için ölçülü bilgi isteyebiliriz. Parolanızı veya taleple ilgisiz gizli dava belgelerini göndermeyin.

KVKK kapsamındaki başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve kanuni azami 30 gün içinde yanıtlanır. Ofisin kontrolündeki kayıtlar için sorumlu ofise başvurun; uygun olduğunda yardımcı olur veya koordinasyon sağlarız. Talebin reddedilmesi, yanıtın yetersiz bulunması ya da süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, 14. maddedeki şart ve süreler kapsamında Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz.