Dosyaya belge yükleme
Destekleyici belgeleri doğrudan ilgili dosyaya yükleyin. Belge listesi kaydın yanında kalır. Ekip üyeleri, dosyayı incelerken ihtiyaç duydukları materyaller için aynı yere başvurabilir.
Hukuk bürosu belge yönetimi
Hukuk bürosu belge yönetimi. Dosyalarınızla bağlantılı.
Destekleyici belgeler, ilgili dosya bilgileri yanınızdayken daha kullanışlıdır. Hufis, yüklenen belgeleri ve ofis notlarını dosyanın yanında tutar. Ekip üyeleri belgeyi bulabilir ve hangi dosyaya ait olduğunu görebilir.
Destekleyici belgeleri dosyanın içinde düzenleyin.
Yüklenen her belgeyi dosya kaydıyla bağlantılı tutun. Kategoriler ve sürüm etiketleri belge listesine bağlam ekler; önizleme ve indirme işlemleri ekibin bu materyalleri kullanmasını sağlar.
Kategoriler ve sürüm etiketleri
Belge yüklerken kategori ve gerektiğinde sürüm etiketi ekleyin. Bu bilgiler, ofisinizin belgenin amacını ayırt etmesine ve üzerinde çalışmak istediği dosyayı belirlemesine yardımcı olur.
Önizleme ve indirme
Destekleyici materyalleri incelemek için belgeyi önizleyin veya indirin. Bu işlemlerin dosya çalışma alanında bulunması, belge ile ekip üyenizin üzerinde çalıştığı kayıt arasındaki bağlantıyı korur.
Belgenin çevresindeki bilgileri birlikte tutun.
Bir belge, dosyanın bütünü içinde yer alır. Ofis notları, dosya bilgileri ve ilgili işler, ekip üyelerinin materyallerin dosyadaki yerini ve sonraki adımları anlamasına yardımcı olur.
Dosya notları
Ofis notlarını dosyanın yanında kaydedin ve güncelleyin. Notlar, ekibe çalışma bilgilerini ilgili dosyadan ayırmadan belgelerle birlikte tutabileceği bir alan sunar.
İlgili görevler ve tarihler
Bir göreve veya kaydedilen süreye hazırlanırken dosya materyallerine geri dönün. Belgeler, onlara ihtiyaç duyan çalışmalarla aynı çalışma alanında kalır; dosya ortak başvuru noktası olmaya devam eder.
Ofis ve dosya erişimi
Belgeler, sahibi olan ofisin çalışma alanına ve ilgili dosyaya aittir. Mevcut roller ve dosya atamaları erişimi yönlendirir; belgeyle çalışma, dosya kaydının erişim sınırlarını takip eder.
Taslak ile incelenmiş kopyayı ayırt edin.
İki meslektaşınızın aynı dosya için bir belge hazırladığını düşünün. Belgeleri eklemeden önce kategori ve sürüm etiketlerini belirleyin. Sonraki görevde hangi kopyanın kullanılacağını bir notla açıklayın.
Tutarlı etiketler kullanın
İlk kopyayı bir kategori ve “taslak-01” gibi bir etiketle yükleyin. İncelenmiş kopyaya “incelendi-02” gibi ayrı bir etiket verin. Belge listesi böylece kopyaların farklı amaçlarını anlatır.
Çalışmanın bağlamını açıklayın
İncelenmiş kopyayı ve kalan işi tanımlayan bir ofis notu ekleyin. Sürüm etiketi belgeyi ayırt etmeyi sağlar; not ise meslektaşınızın devam edeceği çalışma açısından neden önemli olduğunu açıklar.
Bir belge düzeni belirleyin
Rehberimiz, kategorileri, adlandırmayı, sürüm etiketlerini ve dosya devrinden önce yapılacak kısa incelemeyi ele alır. Ekibinizin destekleyici materyalleri tutarlı biçimde düzenlemesi için kullanın.
Hukuk bürosu belge yönetimi hakkında sorular.
- Yüklenen dosya belgeleri nerede tutulur?
- Yüklenen belgeler, ofisinizin çalışma alanındaki dosya kaydıyla bağlantılı kalır. Ekip üyeleri materyalleri incelemek için dosyanın belge listesine dönebilir; kullanılabilen önizleme veya indirme işlemlerinden yararlanabilir.
- Sürüm etiketi belgeleri birleştirir veya karşılaştırır mı?
- Sürüm etiketi, yüklenen belgeyi tanımlamak için ofisinizin eklediği bilgidir. Taslağı incelenmiş kopyadan ayırmaya yardımcı olur; otomatik karşılaştırma veya birleştirme yapmaz. Etiketleri belirleyin ve bir belgeyi kullanmadan önce içeriğini inceleyin.
- Hangi kopya üzerinde çalışılacağını nasıl açıklayabiliriz?
- Tutarlı kategoriler ve sürüm etiketleri kullanın. Ardından kopyayı ve amacını tanımlayan bir dosya notu ekleyin. Sonraki işi bir göreve bağlayın; işi yapan kişi hem belgenin bağlamını hem de sorumluluğunu inceleyebilsin.