Belgelerle dolu bir klasör, hangi kopyanın kullanılacağını her zaman açıklamaz. Küçük hukuk ofisleri için basit bir belge rutini; ilgili dosyayı, her belgenin amacını ve sonraki işte gereken kopyayı belirlemeye yardımcı olur.
Yeni etiketler eklemeden önce rutini belirleyin. Kategoriler belgenin amacını anlatır; sürüm etiketleri kopyaları ayırt eder; dosya notları çalışma bağlamını açıklar. Her birinin farklı bir görevi vardır.
1. Ofisinizin anlayacağı kategoriler seçin
Kullanılabilen belge kategorilerini tutarlı biçimde kullanın. Destekleyici materyalleri nasıl sınıflandıracağınızı konuşun ve ekip üyelerinin tahmin yürütmeden aynı kuralı uygulayabildiğini kontrol edin.
- Yüklemeden önce her belgenin doğru dosyaya ait olduğunu kontrol edin.
- Belgenin dosyadaki amacını anlatan bir kategori seçin.
- Yalnızca hazırlayan kişinin anlayacağı bir ad yerine açıklayıcı bir belge adı kullanın.
2. Taslakları incelenmiş kopyalardan ayırın
Sürüm etiketlerini kısa ve anlaşılır tutun. Etiket bir kopyayı tanımlar; içerikleri karşılaştırmaz, değişiklikleri birleştirmez ve belgenin onaylandığını göstermez. Ekibiniz belgenin kendisini incelemelidir.
- Çalışma taslakları ve incelenmiş kopyalar için ortak etiketler belirleyin.
- Belge kaydında görünmesi için yükleme sırasında etiketi ekleyin.
- Sonraki kopya için ayrı ve anlamlı bir etiket kullanın.
- Sonraki görevde hangi kopyanın kullanılacağına karar vermeden önce içeriği inceleyin.
- Başka bir kişinin bilgiye ihtiyacı varsa seçiminizi dosya notunda açıklayın.
3. Açıklamayı dosyanın yanında tutun
Belgenin ne anlama geldiğini yalnızca ayrı bir mesajda bırakmayın. Ekip üyesi dosyaya dönerek görevi için gereken materyalleri anlayabilmelidir.
- Güncel çalışmanın hangi belge kopyasını kullandığını açıklayan kısa bir dosya notu ekleyin.
- Yanıtlanmamış soruları veya gereken incelemeyi anlatın.
- İlgili görevi, açık bir iş ve sorumlu kişiyle oluşturun veya güncelleyin.
4. Dosya devrinden önce materyalleri kontrol edin
Başka bir kişi dosyaya devam etmeden önce kısa bir inceleme yapın. Belge kaydını, içeriği ve görevi birlikte değerlendirin; sonraki kişinin hem materyali hem de amacını görmesini sağlayın.
- Sonraki iş için gereken belgelerin ilgili dosyasını ve kategorisini doğrulayın.
- Sürüm etiketlerinin ayırmak istediğiniz kopyaları tanımladığını kontrol edin.
- Seçilen belgeyi kullanılabilen önizleme veya indirme işlemiyle inceleyin.
- Çalışma kopyası veya sonraki iş değişmişse dosya notunu ve görevi güncelleyin.