Bir listedeki tarih, kimin hazırlık yaptığını veya çalışmanın tamamlanıp tamamlanmadığını açıklamaz. Küçük bir ekibin, kaydedilen sürenin yanında dosya bilgilerini, sorumlu kişiyi ve hazırlık adımlarını da görmesi gerekir.
Bu kontrol listesi ofis düzenini ele alır. Sorumlu avukat, ofis tarih kaydetmeden önce ilgili kaynak bilgiyi kullanarak yasal süreyi belirler ve doğrular; kontrol listesi bu süreleri hesaplamaz.
1. Tarihi kaydetmeden önce doğrulayın
Doğrulama ve kaydetmeyi ayrı adımlar olarak değerlendirin. Tarihi inceleyen kişi, ofisin kaydı anlayabilmesi için gereken çalışma bilgilerini de hazır tutmalıdır.
- Tarihin ilgili olduğu dosyayı ve kaynak bilgiyi belirleyin.
- Sorumlu avukatın ilgili tarihi belirlemesini ve doğrulamasını sağlayın.
- Doğrulanan tarihi doğru dosyaya kaydedin ve kaydı kontrol edin.
- Kaynağı ve ekibin ihtiyaç duyduğu çalışma bilgilerini açıklayan bir dosya notu ekleyin.
2. Hazırlığı açık görevler halinde düzenleyin
Süre öncesindeki çalışma birden fazla iş içerebilir. İşleri açıkça tanımlayın, sorumluluk atayın ve ofisinizin planına uygun iç hazırlık tarihleri belirleyin.
- Destekleyici belgeleri kontrol etmek veya çalışma kopyası hazırlamak gibi işi tanımlayın.
- Her görev için sorumlu bir kişi belirleyin.
- İç hazırlık tarihini doğrulanmış süreden ayrı tutun.
- Görev için gereken belgeleri ve notları ilgili dosyanın yanında tutun.
3. Tarih gelmeden ilerlemeyi inceleyin
Ofisinizin sürdürebileceği kısa bir inceleme rutini seçin. Görev ilerlemesini ve süre kaydını birlikte inceleyin; birinin durumunu diğerinin tamamlandığının kanıtı olarak değerlendirmeyin.
- Ofisin süre listesini inceleyin; ayrıntı gerektiğinde ilgili dosyayı açın.
- Atanan görevleri kontrol edin ve bekleyen işleri sorumlu kişiyle gözden geçirin.
- Başlatılan veya tamamlanan işleri yansıtacak şekilde görevleri güncelleyin.
- Sonraki kişinin, kalan iş için gereken belgeleri bulabildiğini kontrol edin.
4. Çalışma bittikten sonra kayıtları kapatın
Tamamlanma durumu, gerçekte yapılan işi anlatmalıdır. İlgili çalışmayı doğrulayın, gerektiğinde kısa bir dosya notu tutun ve takip gerekiyorsa sonraki adımı açık bırakın.
- Tanımladıkları işi kontrol ettikten sonra hazırlık görevlerini tamamlandı olarak işaretleyin.
- Sorumlu kişi ilgili çalışmanın bittiğini doğruladığında süre kaydını tamamlandı olarak işaretleyin.
- Yeni çalışma gerekiyorsa ilgili kaydı yeniden açın veya sonraki görevi oluşturun ve dosya bilgilerini güncelleyin.